Referent*in (Projektleiter*in)

Beschreibung

Ihre Mission: Verwaltung digital denken und gestalten!

Sie sind ein Organisationstalent, das Digitalisierung nicht nur als Buzzword versteht, sondern als Chance, Arbeitswelten nachhaltig zu verändern? Sie möchten mit Ihrer Expertise dazu beitragen, unsere Verwaltung fit für die Zukunft zu machen und die Transformation zum papierlosen Büro federführend begleiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine fachliche Projektleitung (m/w/d) zur temporären Verstärkung unseres Teams Zentrale Aufgaben in der Verwaltungsdirektion. Sie steuern unser strategisches Projekt „Digitale Prozesse (papierloses Büro)“ – mit dem Ziel, sämtliche papierbasierten Verwaltungsprozesse in moderne, digitale Workflows zu überführen.

Ihre Aufgaben

Projektleitung

• Sie übernehmen die Steuerung und die fachliche Verantwortung für das Gesamtprojekt „Digitale Prozesse“ in enger Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich GB IST (IT) sowie weiteren Fachbereichen. Dabei verantworten Sie die Projektplanung, das -controlling und die -kommunikation über alle Projektphasen hinweg
  Analyse & Konzeption
• Sie identifizieren und analysieren sämtliche papierbasierten Prozesse und Formulare
  Zudem entwickeln und priorisieren Sie Digitalisierungspotenziale und stellen sicher, dass diese in bestehende Digitalisierungsmaßnahmen integriert werden
  Schnittstellenmanagement
• Sie stimmen sich mit parallel laufenden Projekten des Strategieprozesses „Ein ZDF für Alle“ ab (z. B. „Neue Arbeitswelten“, „Digitale Poststelle“ u. a.)
  Workflow-Optimierung
• Sie entwickeln und implementieren effiziente, papierlose Workflows – vorzugsweise auf Basis bestehender Plattformen wie Microsoft 365 oder SAP – und identifizieren geeignete IT-Plattformen zur weiteren Nutzung
  Change Management
• Sie moderieren und begleiten Veränderungsprozesse und beraten die Fachabteilungen unter aktiver Einbindung aller Beteiligten
  Kommunikation
• Sie präsentieren Ergebnisse und Fortschritte gegenüber Stakeholdern und dem Management und stellen die Abstimmung mit dem erweiterten Management-Board M365 sicher
  Qualitätssicherung
• Sie gewährleisten die nachhaltige Verankerung digitaler Prozesse und deren kontinuierliche Optimierung

Ihr Profil

Qualifikationen

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium in Wirtschaft, Verwaltung, Informatik oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in der Leitung komplexer, interdisziplinärer Projekte mit – idealerweise im öffentlichen oder verwaltungsnahen Umfeld
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse in der Prozessdigitalisierung, im Workflow-Design und im Change Management
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft 365 und SAP, insbesondere im Customizing, mit Workflow-Tools und im Dokumentenmanagement

Kompetenzen

• Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Empathie aus
• Sie arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und mit hoher Eigeninitiative
• Sie sind in der Lage, unterschiedliche Interessen zu koordinieren und tragfähige Kompromisse zu entwickeln
• Sie haben Erfahrung in der Führung interdisziplinärer Teams und in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Hierarchieebenen
• Sie begeistern sich für Veränderungsprozesse und motivieren andere für neue Arbeitsweisen

Persönliche Stärken

• Sie kommunizieren überzeugend und handeln diplomatisch
• Sie denken analytisch und arbeiten organisiert
• Sie verbinden Durchsetzungsvermögen mit Teamorientierung
• Sie bleiben flexibel und belastbar – auch in dynamischen Situationen

Freuen Sie sich auf