Sekretär*in
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Bereich:
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Hauptabteilung Personal / Leitung
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Tarifliche Funktion:
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Sekretär*in
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Einsatzort:
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Mainz
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Eintrittsdatum:
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zum frühestmöglichen Zeitpunkt |
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Vertragsart:
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Festanstellung
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| Arbeitszeitumfang: | Vollzeit (38.50 Std.) |
| Dauer/Befristung: | unbefristet |
Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und Interesse an den vielfältigen Aufgaben im Sekretariat des Personalleiters? Sie zeichnen sich durch Organisationstalent, analytisches und zwischenmenschliches Geschick aus? Dann suchen wir genau Sie! Wir brauchen Sie als Assistent*in des Leiters der Hauptabteilung Personal. Sie sorgen dafür, dass der Personalleiter gut vorbereitet ist und alle wichtigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung hat. Sie helfen bei allen Aufgaben im Tagesgeschäft und der Koordination der Arbeit der Abteilungen innerhalb der Hauptabteilung Personal. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von Unterstützung des Personalleiters als Schnittstelle für alle internen und externen Kontakte über die Vorbereitung und Koordination von Terminen bis zur Teilnahme an internen Sitzungen.
Ihre Aufgaben
- Sie übernehmen eigenständig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Sie sind die erste Anlauf- und Koordinierungsstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen
- Sie koordinieren die Termine der Hauptabteilungsleitung und setzen dabei klare Prioritäten
- Sie agieren als Key-User*in für verschiedene Systeme und Anwendungen
- Sie organisieren Besprechungen und Termine und kümmern sich um deren Vor- und Nachbereitung
- Sie führen Protokoll bei internen Sitzungen und verfolgen die daraus resultierenden Aufgaben nach
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen eigenverantwortlich
- Sie verfassen selbstständig einfachen bis mittelschweren Schriftverkehr
- Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen eigenständig
- Sie führen die Akten des Hauptabteilungsleiters – sowohl physisch als auch digital – und sorgen für eine strukturierte und aktuelle Ablage, insbesondere auch der elektronischen Post
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und haben durch mehrjährige Berufserfahrung einschlägige Kenntnisse erworben oder bringen vergleichbare Qualifikationen durch einen gleichwertigen beruflichen Werdegang mit
- Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint, sowie mit digitalen Ablagesystemen
- Sie arbeiten auch unter Zeitdruck und bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
- Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und ein gutes Zeitmanagement
- Sie handeln selbstständig, zeigen Eigeninitiative und bringen sich aktiv ins Team ein
Freuen Sie sich auf
- ein offenes und diskriminierungsfreies Arbeitsklima – denn unsere Mitarbeiter*innen sind so vielfältig wie unser Programm
- moderne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einen digitalen LernCampus und Personalentwicklungsprogramme, mit denen wir die persönliche Weiterentwicklung fördern
Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier.
Mainz