Verwaltungs-Assistent*in im Sicherheitsmanagement

Beschreibung

Sie sind organisiert, digital affin und lieben es, wenn alles sicher läuft?

Sie mögen es, wenn Prozesse reibungslos laufen, Informationen klar strukturiert sind und Kommunikation auf den Punkt kommt? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Im Sicherheitsmanagement – Global Security des ZDF dreht sich alles um den Schutz unserer Mitarbeitenden – ob am Standort, auf Reisen in Krisengebiete, bei Veranstaltungen oder im Ernstfall. Wir kümmern uns um Site Security, Bedrohungsmanagement, Reisesicherheit, Veranstaltungsschutz und Krisenmanagement. Und Sie? Sie orchestrieren den Alltag – mit Überblick, Empathie und digitaler Power.

Vorkenntnisse in den genannten Sicherheitsbereichen brauchen Sie nicht – was zählt, ist Ihr Engagement, Ihre Neugier und Ihr Talent, Dinge zu organisieren und voranzubringen.

Sie sind die erste Anlaufstelle für Kolleg*innen im ZDF und externe Dienstleister – bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen, die die Stabsstelle Sicherheitsmanagement – Global Security und ihre Leitung betreffen. Sie beherrschen die Kunst, Informationen zu recherchieren, sie in aussagekräftige Präsentationen zu verwandeln und digitale Korrespondenz so zu strukturieren, dass sie nicht nur vollständig, sondern auch jederzeit abrufbar ist.

Mit einem Blick für smarte Lösungen entwickeln Sie digitale Workflows weiter, denken Prozesse neu und bringen frischen Wind in die Abläufe. Besprechungen und Veranstaltungen bereiten Sie nicht nur professionell vor, sondern dokumentieren sie auch präzise – Ihr Protokoll ist mehr als nur Mitschrift, es ist Strukturgeber und Entscheidungsgrundlage.

Sie steuern Termine, behalten den Überblick über komplexe Abläufe und sorgen dafür, dass nichts untergeht – auch dann nicht, wenn es mal hektisch wird. Und weil Sicherheit auch Verlässlichkeit bedeutet, übernehmen Sie die Administration der Dienstzeiten innerhalb der Stabsstelle – transparent, gewissenhaft und mit einem sicheren Gespür für Details.

Wenn Sie Organisation lieben, digitale Tools wie selbstverständlich nutzen und gerne Verantwortung übernehmen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Denn bei uns geht es nicht nur um Sicherheit – sondern darum, gemeinsam etwas zu bewegen.

Ihre Aufgaben

• Sie sind Ansprechperson für Kolleg*innen innerhalb des ZDF und Dienstleister von außerhalb- an diesem Arbeitsplatz bündeln sich Anliegen an die Stabsstelle Sicherheitsmanagement - Global Security und die Leitung der Organisationseinheit
• Sie recherchieren Informationen, bereiten Präsentationen vor und sind verantwortlich für die Zusammenführung der digitalen Korrespondenz
• Sie entwickeln digitale Workflows in der Stabsstelle Sicherheitsmanagement - Global Security weiter und bauen diese aus
• Sie bereiten Besprechungen und Veranstaltungen vor und führen das Protokoll
• Sie steuern Abläufe und das Terminmanagement
• Sie administrieren die Dienstzeiten innerhalb der Stabsstelle Sicherheitsmanagement - Global Security

Ihr Profil

• Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Berufsausbildung) und mehrjährige Berufserfahrung
• Sie haben Erfahrung im digitalen Büromanagement
• Sie wenden die Software der Microsoft-Produktfamilie sicher an und sind in der Lage, sich schnell in interne IT-Systeme einzuarbeiten
• Sie sind gewandt im Verfassen und Formulieren von Berichten, Protokollen und digitaler Korrespondenz
• Sie verfügen über solide Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, sehen sich aber dennoch als Teil eines Teams und bringen sich entsprechend ein
• Sie sind zuverlässig, verfügen über ein freundliches und sicheres Auftreten sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Sie haben Kenntnisse im Umgang mit Sozialen Netzwerken

Freuen Sie sich auf