Verwaltungs-Assistent*in

Beschreibung

Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus und sind kommunikationsstark? Außerdem verfügen Sie bereits über Kenntnisse in der Personalentwicklung und im Ausbildungsmanagement? Dann werden Sie Teil unseres Teams und bewerben Sie sich als Verwaltungsassistent*in bei uns in der Abteilung Personalentwicklung! Wir schätzen einen offenen Austausch im Team und freuen uns über neue Blickwinkel und Anregungen. 

 
Unsere Aufgaben in der Abteilung Personalentwicklung sind vielfältig und umfassen u.a. die Durchführung der ZDF-eigenen Ausbildungen und dualen Studiengänge, die Umsetzung von Praktika und Volontariaten, die Realisierung von Fort- und Weiterbildungsbildungsmaßnahmen, die Begleitung von Veränderungsprozessen, Team- und Organisationsentwicklung, die Nachwuchs- und Führungskräfteentwicklung und die Bereitstellung von Instrumenten für die Personalauswahl. Wir unterstützen mit unserer Arbeit das ZDF-Programm und stellen die zeitgemäße Qualifizierung der ZDF-Mitarbeiter*innen sicher.  

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen als Projektassistenz die Projektleitung des Redaktionsvolontariats in allen Belangen. Dazu zählen u.a. die übergreifende Planungs-, Vor- und Nachbereitungstätigkeiten für die Werkstatt- und Praxisphasen des Redaktionsvolontariat in enger Abstimmung mit den Redaktionen, Unterstützung bei der Durchführung des Auswahlverfahrens für neue Volontär*innen, sowie regelmäßige Informationsweitergabe über den Stand der Ausgaben und des Budgets.
• Als Ansprechpartner*in für die Redaktionsvolontär*innen sind Sie erste Anlaufstelle bei Fragen und Anliegen rund um das Redaktionsvolontariat. Darüber hinaus übernehmen Sie die Personaladministration der Volontär*innen in allen Belangen, z. B. bei Krankmeldungen, Urlaubsanträgen und allgemeinen organisatorischen Anliegen.
• Auch das Büromanagement und die Abwicklung aller Büroaktivitäten u.a. Korrespondenz /Erledigung von Schrift- und E-Mailverkehr, Planung und Abstimmung von Terminen / Kalenderverwaltung, Archivierung und Speicherung von Dokumenten, Beschaffung von Lehrmaterialien sowie Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Vorbereitung für die Abrechnung) gehören zu Ihren Aufgaben.
• Sie sind zuständig für die kontinuierliche Betreuung der Kommunikationskanäle in Microsoft Teams.
• Sie gestalten Präsentationen und Fotoprotokolle zur Dokumentation und Kommunikation von Projektergebnissen und pflegen die Social-Media-Aktivitäten des Redaktionsvolontariats auf dem Instagram-Kanal.
• Darüber hinaus übernehmen Sie Aufgaben im Rahmen von Präsenz- und Online-Seminaren – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Dazu zählen u. a. die Bereitstellung von Trainer*innenmaterialien, die Anmeldung und Betreuung externer Referent*innen, die Raumorganisation sowie die Erstellung von SAP-Verträgen.
• Recruiter-Assistenz: Sie unterstützen den Personalbeschaffungsprozess des Redaktionsvolontariats u.a. durch die Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, Koordination von Gesprächen, Pflege der Bewerberdatenbank (SF Recruiting) und Teilnahme an Recruiterassistenz-Treffen.
• Bei Bedarf übernehmen Sie Abwesenheitsvertretungen und unterstützen punktuell andere Verwaltungsassistenzen innerhalb der Abteilung.

Ihr Profil

• Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Berufsausbildung) und mehrjährige Berufserfahrung (im Idealfall im Bereich Human Resources/als Projektassistenz). 
• Sie sind ein*e Teamplayer*in, arbeiten effizient, selbständig, haben ein gutes Zeit-, Selbst- und Organisationsmanagement und sind belastbar und stressresistent.  
• Ihr Umgang mit Microsoft Office (insb. Power-Point) ist routiniert. Die Verwendung der ZDF-Systeme (SAP, Seminarmanagementsystem ecadia,.....) schreckt Sie nicht ab.  
• Sie bringen großes Interesse an Recruiting und der Begleitung von Nachwuchstalenten mit.
• Kenntnisse im Bereich Künstlicher Intelligenz sind ein Plus

Freuen Sie sich auf