Verwaltungsassistent*in

Beschreibung

Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus und sind kommunikationsstark? Außerdem verfügen Sie bereits über Kenntnisse in der Personalentwicklung und im Ausbildungsmanagement? Dann werden Sie Teil unseres Teams und bewerben Sie sich als Verwaltungsassistent*in in der Abteilung Personalentwicklung! Wir schätzen einen offenen Austausch im Team und freuen uns über neue Blickwinkel und Anregungen.

Unsere Aufgaben in der Abteilung Personalentwicklung sind vielfältig und umfassen u.a. die Durchführung der ZDF-eigenen Ausbildungen und dualen Studiengänge, die Umsetzung von Praktika und Volontariaten, die Realisierung von Fort- und Weiterbildungsbildungsmaßnahmen, die Begleitung von Veränderungsprozessen, Team- und Organisationsentwicklung, die Nachwuchs- und Führungskräfteentwicklung und die Bereitstellung von Instrumenten für die Personalauswahl. Wir unterstützen mit unserer Arbeit das ZDF-Programm und stellen die zeitgemäße Qualifizierung der ZDF-Mitarbeiter*innen sicher.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die Seminarorganisation für den Lehrbereich Chefredaktion und Phoenix. Dazu zählen u.a. die Terminierung, Koordinierung und Nachbetreuung von Seminaren, Workshops, Großveranstaltungen in Präsenz und online sowie zum Teil technisch anspruchsvollen Projekten. Ebenso gehört die Vor- und Nachbereitung der entsprechenden Räumlichkeiten zu Ihrem Aufgabenbereich. Sie arbeiten auch an der Lernplattform Campus mit.  
• Absprachen und Kommunikation zwischen Fachbereichen und Referent*innen 
• Ihre Unterstützung des zuständigen Lehrbeauftragen ist bei der Einholung von Angeboten für Seminarleistungen sowie Vertragserstellung in SAP unter Beachtung der ZDF-Beschaffungsordnung und bestehender ZDF-Richtlinien gefordert. Auch die selbständige Administration der Fortbildungsanträge inkl. Erfassung der Daten im Seminarmanagementsystem gehören zu Ihren Aufgaben.
• Unter Anwendung der ZDF-Großrechnerprogramme führen Sie die Anforderung und Anmeldung/Buchung von benötigten technischen Geräten, Studios/ Tagungsräumlichkeiten sowie Personal für Schulungsmaßnahmen durch.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Moderations-, Interview- und Sprechtrainings. Dazu zählen Aufgaben wie z.B. das Buchen von Studios, EB-Teams, Maske und der technischen Ausstattung sowie das Reservieren von Synchron- und Schnitt-Plätzen.
• Auch das/die Büromanagement/-organisation, dazu zählen u.a. Terminkoordination sowie Schrift- und E-Mailverkehr gehören zu Ihren Aufgaben.

Ihr Profil

• Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Berufsausbildung) und mehrjährige Berufserfahrung (im Idealfall im Bereich Fortbildung/Seminarmanagement). 
• Sie sind ein*e Teamplayer*in, arbeiten effizient, selbständig, haben ein gutes Zeit-, Selbst- und Organisationsmanagement und sind belastbar und stressresistent.
• Sie weisen Kenntnisse zum Thema Seminarorganisation auf.
• Ihr Umgang mit Microsoft Office (insb. Power-Point und Excel) ist routiniert. Die Verwendung der ZDF-Systeme (Seminarmanagementsystem ecadia, SAP, RAN, TC-Manager) schreckt Sie nicht ab.
• Erfahrungen mit Articulate (z. B. Storyline oder Rise) sind wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich – eine Einarbeitung ist möglich.  

Freuen Sie sich auf