Verwaltungsassistent*in

Du bist gut organisiert, kommunikationsstark und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Produktionsschritte, Termine und Rückfragen zusammenkommen? Du interessierst Dich für fiktionale Programme für Kinder und Jugendliche und möchtest eine Redaktion unterstützen, die Serien, Filme und Formate für ZDFtivi, KiKA und das ZDF verantwortet? Dann bist Du bei uns richtig!

Die Redaktion Fiktion der HR Kinder und Jugend betreut ein vielfältiges Portfolio aus Animation und Live-Action – von Auftragsproduktionen über nationale und internationale Koproduktionen bis zu Lizenzkäufen. Dazu gehören unter anderem Formate für Vorschul-, Grundschul- und Pre-Teen-Zielgruppen, Serien, Spielfilme und Kino-Koproduktionen.

Als Verwaltungs-Assistent*in unterstützt Du die Redaktion Fiktion bei administrativen und organisatorischen Aufgaben rund um fiktionale Serien und Filme. Du arbeitest eng mit den stoffführenden Redakteur*innen, internen Bereichen wie Produktion, Programmeinreichung, Rechte, Presse und Archiv sowie externen Partner*innen zusammen.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt bei der administrativen Betreuung fiktionaler Serien und Filme – z. B. bei Kino-Koproduktionen, Animationsserien, Auftragsproduktionen, Ankaufserien, Specials und Themenfilmen.
• Du führst selbstständig Schriftverkehr und koordinierst wichtige Produktionsschritte, z. B. zu Titeln, Pressetexten, Produktionsnummern sowie die allgemeine interne und externe Korrespondenz.
• Du bereitest Letter of Intents und Stoffzulassungen vor, legst Vorgänge in den vorgesehenen Systemen an und beantragst erforderliche produktionelle Anmeldungen.
• Du legst Produktionsordner an, pflegst digitale Ablagen und organisierst Materialien wie Drehbücher, Animatics, Bilder, Logos, Abspänne, Sendematerial und Vorabprüfungen.
• Du unterstützt bei Rechteanfragen, Materialbereitstellungen, Festivalzulieferungen, Programmeinreichungen für KiKA und einfachen Zuschaueranfragen nach Anleitung.
• Du organisierst und buchst Dienstreisen, unterstützt bei deren Abrechnung und übernimmst allgemeine Büroorganisation sowie Vertretungsaufgaben im Sekretariat.
• Du unterstützt das Lektorat, u. a. durch die Pflege neuer Angebote in eMotion bzw. auf Laufwerken, Korrespondenz, Material- und Buchbestellungen sowie BANF-Anlagen.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjärhige Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. einen gleichwertigen Berufsweg.
• Du hast Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einem redaktionellen, mediennahen oder produktionsbezogenen Umfeld.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig und behältst auch bei parallelen Aufgaben, Fristen und Abstimmungen den Überblick.
• Du hast Freude an Kommunikation, Teamarbeit und serviceorientierter Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Ablagestrukturen; Offenheit für ZDF-interne Systeme wie Doxis, Pharos, Scope, do.it oder vergleichbare Anwendungen ist wünschenswert.
• Du bist IT-affin, hast Freude an digitalen Arbeitsweisen und bist bereit, Dich schnell und sicher in bestehende sowie neue ZDF-interne Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind für internationale Korrespondenz und Materialabstimmungen von Vorteil.
• Flexibilität, Belastbarkeit, Diskretion, Organisationsgeschick und eine schnelle Auffassungsgabe runden Dein Profil ab.

Freue dich auf